公司檔案合同（8份范本）

【第1篇】公司檔案工作管理制度

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

【第2篇】公司檔案管理辦法

第一條 設立目的

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經(jīng)營與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規(guī)章制度；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術(shù)資料、招投標文件；財務會計資料；重要勞動人事資料；其它有關各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實、合符規(guī)定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的原始記錄；

（2）資料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；

（3）歸檔資料應按照國家和公司有關規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目。

2．歸檔時間

（1）科學技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設類、設備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。

（2）文書檔案（行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內(nèi)歸檔。

（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內(nèi)歸檔。

3．具體內(nèi)容

（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內(nèi)頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關系檔案；重要的政府許可證書；有關公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關檔案，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無關緊要或者臨時檔案。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應配置保存檔案的必要設備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補和復制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經(jīng)許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經(jīng)確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；

（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關的檔案資料。須經(jīng)_____審批。

（4）借閱人員需要復印、摘抄，須經(jīng)_____批準，未經(jīng)許可，不得擅自復印、摘抄。

第七條 附則

本辦法由________負責解釋，經(jīng)_______批準后實施。

【第3篇】公司檔案工作保密制度

第一條 設立目的

為做好檔案的安全保密工作，根據(jù)《中華人民共和國保密法》及有關保密規(guī)定，制定本制度。

第二條 工作原則

檔案工作人員應以維護檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全為準則，不得私自摘抄、復印、傳播密級檔案內(nèi)容。

第三條 對檔案工作人員的保密要求

一、日常工作要求

1．檔案工作人員在接受、保管、提供查閱利用檔案資料時，要按有關規(guī)定認真核對，做到簽字、登記、注銷等手續(xù)齊全，帳目清楚。查閱密級檔案，必須履行批準手續(xù)，在檔案室內(nèi)查閱，復印只能在檔案館復印。未經(jīng)批準，不準將密級檔案借出。

2．檔案工作人員要嚴格守國家機密，不準隨意摘抄、傳播密級檔案的內(nèi)容，不準利用職權(quán)私自復印檔案材料。

3．凡規(guī)定不能查閱和不該摘抄的檔案材料，一律不準查閱、摘抄和復印。凡需復制保密檔案材料，須經(jīng)______批準后，方可復制。

4．檔案室無人時，應將門、窗關牢，柜上鎖，確保安全無誤。

5．嚴守保密規(guī)定，不該說的話不說，不該做的事不做，做到“保守機密，慎之又慎”。

6．在工作形成的廢紙，不得隨意亂扔。

7．檔案信息上網(wǎng)，須遵守信息保密規(guī)則，確保檔案完整與安全，嚴防泄密。

8．防止通過電話、傳真、計算機網(wǎng)絡、筆記本電腦和移動存儲設備等泄密，嚴禁使用涉密計算機登陸國際互聯(lián)網(wǎng)，不私自保存、復制和銷毀秘密載體。

9．每年進行_____次保密檢查，并報上級______。

二、檔案銷毀工作要求

1．經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案材料，要按有關規(guī)定寫出鑒定報告、銷毀清冊，經(jīng)______批準后，由_____人以上監(jiān)督銷毀。

三、特殊情況的處理方法

若所借檔案丟失，檔案工作人員須及時通知_____部門，并寫明情況（丟失時間、地點、具體檔案名稱等）以便及時處理。

第四條 附則

本制度經(jīng)_____核準后實施，增設修訂亦同。

本制度最終解釋權(quán)歸本公司。

【第4篇】公司檔案遷入申請書格式

________市________區(qū)工商分局：

有限公司于________年____月____日召開股東會，決議變更公司地址，把原公司地址為：，遷移至：.故申請將我司檔案調(diào)入?yún)^(qū)工商分局，望批準！

股東簽名：

________公司

________年____月____日

【第5篇】有限股份公司檔案管理制度

目的

為使公司的文件資料能夠科學及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

名詞解釋

檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種文件材料。

“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復文可為一件。

4職責

公司行政部負責檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導各部門執(zhí)行。

各部門(廠)應指定兼職檔案管理員，并負責本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權(quán)。

行政部檔案管理工作：

組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責后期存檔工作。

組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。

負責編制、完善檔案管理制度。

負責公司檔案室的組織建設工作。

各部門(廠)檔案管理員：

負責本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

公司的財務部負責公司會計檔案的整理、存檔工作。

管理內(nèi)容：

檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。

檔案管理人員應根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關資料，并確保文件的質(zhì)量。

質(zhì)量要求：

紙質(zhì)類檔案應確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領導簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應予以復制。

電子實物檔案應確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。

檔案收集規(guī)則

公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應注意：

及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應定期進行收集并歸檔。電子文檔應隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。

嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應逐件進行檢查：

文件應為已處理完畢的生效文件;

文件如是原件，應查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應注明無原件的原因及原件存放地。

檔案整理規(guī)則：

公司檔案設置三級類目：

一級類目以部門名稱關鍵詞進行設置。

二級類目設置6大類，包括文書類、基本建設類、設備儀器類、職工類、聲像類、實物類。

三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。

裝訂：

歸檔文書類文件應按件裝訂時，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復文為一件時，復文在前。來文在后。

裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊;裝訂應結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。

不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

對于特殊類別的資料，如設計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。

排列：

歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。

編號：

公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱年度-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。

聲像檔案

照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標識。

實物檔案

每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽，注明實物檔案名稱、相關責任人、保管理由，保管時間及期限。

編目：

卷內(nèi)文件目錄(附表)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復文為一件時，只對復文進行編目。

將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。

裝盒：

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表)項目。檔案盒應采用標準的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。

檔案的保管和保護：

檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責任人。

聲像檔案應一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復制等。

檔案柜應滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

檔案的移交：

移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。

文書檔案的移交：

由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。

聲像實物檔案的移交：

聲像實物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應在一周內(nèi)向行政部進行移交。

對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應在取得后盡快完成移交工作。

移交要求：

移交的資料均應為原件。

若各部門業(yè)務工作須使用原件資料，應事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。

各級單位在簽訂合同類文件時，應確保移交行政部一份正本原件。

移交的資料應為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。

資料應按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應包括卷內(nèi)文件目錄。

移交時移交人應仔細填寫《檔案交接登記表》(附表)，確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰。

行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。

移交資料前，各級單位應將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。

移交時限：

一般應于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。

檔案的借閱：

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表)，經(jīng)部門(廠)負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負責人、相應部門負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領導簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領導審批后方可借閱。

檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

檔案借閱人應對檔案的保密、安全和完整負責，不得自行復制，修改。其主管領導負有監(jiān)督責任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

借閱人需要復制檔案時，應提出申請。復制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應在《檔案借(查)閱單》上注明復制件用途。

檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責催辦事宜。

檔案保管期限：

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。

檔案的處置

公司檔案室應每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領導審核簽字后，方可對檔案進行處置。

如檔案尚存一定保存價值，應需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

如檔案已喪失保存價值的則應予以銷毀。

銷毀

經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表)，相關部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。

對于已批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。

對發(fā)生以下行為者將進行相應處罰：

借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關責任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關責任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關責任人通報批評處罰;給公司造成損失的，給與相關責任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關責任人通報批評處罰;其行為導致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

附表：

卷內(nèi)文件目錄

備考表

檔案交接登記表

檔案借(查)閱單

檔案銷毀清冊

【第6篇】公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書

尊敬的領導：

我叫_____________________，于20______________年6月19日進入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔任_____________________項目檔案員一職，負責檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個應屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項目上寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應了公司的工作環(huán)境。自我進入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個月的時間，這三個月中在領導的傾力扶持下我學了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：1、檔案預控這一點至關重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關重要的作用。所以說，如果檔案不符合要求，工程實體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進入項目時，項目工程施工已經(jīng)基本完成，在項目部各成員的帶領和指導下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案，認真檢查其內(nèi)容是否符合相關的要求后，交由項目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時做好簽發(fā)文件臺帳。另外，在工程施工過程中有材料進場的，必須及時向材料員要回材料檢驗報告與合格證同時記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報材料報驗做好準備。再來的就是必須及時做好檢驗批和隱蔽工程的申報，這對以后竣工檔案順利移交有著至關重要的影響。3、加強學習作為一個項目的檔案員，還應該不斷學習新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要經(jīng)過三個月的試用期，我深深體會到有一個和諧、共進的團隊是非常重要的，有一個積極向上、大氣磅礴的公司和領導是員工前進的動力。______________公司給了我這樣一個發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機會，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領導予以批準。

此致敬禮!

申請人：

______________年_________月_________日

【第7篇】公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一條 設立目的

為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務，特制訂本辦法。

第二條 負責部門

電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進行指導與監(jiān)督。部門領導統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件的收集與歸檔

一、電子文件的收集

1．收集方法

（1）及時按照要求制作備份。

（2）需在登記表中登記。

（3）登記表應與備份一同保存。

（4）登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

（5）電子文件性質(zhì)代碼：r—草稿性電子文件；u—非正式電子文件；o—正式電子文件；n—無紙電子文件；t—文本文件；i一圖象文件；g—圖形文件；v一影像文件；a—聲音文件；m—多媒體文件；p—計算機程序；d—數(shù)據(jù)文件。

2．具體收集流程

（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由______確定是否保留。

（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件建立準確、可靠的標識關系。

（3）在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，應將相關軟件一并收集。

（5）用計算機輔助設計（cad）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數(shù)據(jù)。

（6）用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其相關軟件。

二、電子文件的歸檔

1．電子文件的整理

電子文件的整理，應按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。

2．電子文件的歸檔

（1）歸檔時間

邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

（2）歸檔檢測與鑒定

在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。

（3）歸檔過程

a把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

b存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

c將相應的電子文件目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

d在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3．其他注意事項

（1）應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

（2）歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。

（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

第四條 電子檔案的管理

電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

1．電子文件檢驗

歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到_____％。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____％合格率應達到__％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應及時將錯誤信息反饋部門領導，并重新制作。

2．電子文件保管

電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—__________℃；相對濕度選定范圍：___％—___％。

（3）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

3．電子文件抽樣檢查

每滿____年，對電子檔案的形成和管理設備更新情況進行一次檢查登記。每滿____年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于_____％，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。定期檢驗結(jié)果，應填入電子檔案管理登記表。

4．電子文件的利用

利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5．電子文件的銷毀

電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡中徹底清除。

第五條 附則

本辦法經(jīng)_____核準后實施，增設修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。

【第8篇】公司檔案遺失證明書

致：

由于本公司保管不慎，將與貴公司簽訂的 (合同編號：)貳份合同原件丟失，合同有效期為 年 月 日至 年 月 日。

由于本公司審計需要原件，煩請貴司將該合同原件壹份郵寄至我司地址，并由我司存檔保管。

現(xiàn)聲明，此合同變?yōu)橐际絻煞?，雙方各執(zhí)壹份，合同主體條款不變，一切遵循原協(xié)議執(zhí)行。

單位名稱：